Persondataforordningen 

Hovedforeningen Ringsted Sport behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der dokumenteret hvilke personoplysninger, der behandles jævnfør fortegnelsespligten samt udarbejdet databehandleraftaler med relevante parter. 

Privatlivspolitik 

Dataansvar for Ringsted Sport.

Foreningen behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Ringsted Sport er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger: 

Behandling af personoplysninger 

Vi behandler følgende personoplysninger på alle medlemmer: 

Vi behandler følgende personoplysninger på vores instruktører: 

Vi behandler følgende personoplysninger på vores bestyrelsesmedlemmer 

Her indsamler vi oplysningerne fra

Normalt får vi oplysningerne fra medlemmer, instruktører og bestyrelsesmedlemmerne selv. I nogle tilfælde kan der være andre kilder: 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt: 

Formål med behandling af medlemsoplysninger: 

Formål med behandling af oplysninger på instruktører: 

Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmerne: 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlems-/instruktør- og bestyrelsesmedlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. 

Videregivelse af dine personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om instruktører i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet instruktør eller som lønnet instruktør: 

Medlemmer Vi vil opbevare dine personoplysninger i indeværende år plus 2 år fra ophøret af dit medlemsskab. 

Ulønnede instruktører: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og 3 år frem. 

Lønnede instruktører: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt. Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. 

Vi opbevarer alle personoplysninger på foreningens administrations computere, der er låst inde udenfor kontortid og beskyttet af password. Opdages kompromitterende hændelser kontaktes vores hovedorganisation for drøftelse af evt. anmeldelse. 

Dine rettigheder 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til vores administration. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Fortegnelsespligt (dokumentationskrav) 

Foreningen er underlagt fortegnelsespligten og skal kunne dokumentere hvordan personoplysninger behandles. Det betyder at foreningen skal have en intern fortegnelse over, hvilke personoplysninger der behandles, hvorfor de behandles, og hvem der har relevant adgang til de forskellige typer af oplysninger. Dette gælder både behandlingen af almindelige personoplysninger og af følsomme oplysninger. 

Databehandleraftaler 

Foreningen har lavet Databehandleraftaler med vores samarbejdspartnere, herunder Conventus, Dataløn, ForeningsLet med flere. Det betyder at der er lavet aftaler med det formål at sikre vores medlemmer, instruktører og bestyrelsesmedlemmer de rettigheder de har i forbindelse med Persondataforordningen. 

Således administreret fra 01.10.2019